So funktioniert es: Die Agenturpauschalen und Kommissionsrechnungen werden automatisch am 1. jedes Monats erstellt – Pauschalen für jeden Kunden mit hinterlegtem Betrag (solange kein Betreuungsende vor dem Monatsersten eingetragen ist), Kommissionen je Betreuerin aus den geplanten Tagen des Monats. Ändern sich Einsätze im Nachhinein, die betroffene Kommissionsrechnung einfach öffnen und anpassen. „Monatsrechnungen erstellen" legt zusätzlich für den gewählten Monat an:
• je Kunde eine noch fehlende Rechnung über die monatliche Agenturpauschale (Betrag frei wählbar – wird beim Kunden unter „Tagessatz" eingestellt) und • je Betreuerin eine Rechnung über die Kommission (Betreuungstage × €/Tag, Standard 3 €). Bereits vorhandene Rechnungen werden nicht doppelt erstellt. Jede Rechnung kann danach geöffnet, frei bearbeitet und gedruckt werden. Hört ein Kunde auf: Betreuungsende beim Kunden eintragen – ab dem Folgemonat stoppen die automatischen Pauschalen, und über „Gutschrift vorschlagen" wird der nicht genutzte Monatsanteil gutgeschrieben.
Absender, Logo und alle Rechnungstexte pflegen Sie im Reiter „Firma".
Zahlungsabgleich (Bank-CSV importieren)
Laden Sie den Kontoauszug als CSV-Datei von Ihrer Bank hoch. Die App erkennt eingehende Zahlungen und schlägt automatisch die passende offene Rechnung vor – am sichersten über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, sonst über Betrag und Name. Sie prüfen die Vorschläge und verbuchen mit einem Klick; verbuchte Rechnungen stehen dann auf „Bezahlt". Bereits verbuchte Zahlungen werden beim nächsten Import automatisch erkannt und übersprungen – Sie können also einfach regelmäßig den ganzen Auszug importieren.
| Nr. | Datum | Empfänger | Art | Betrag | Status |
|---|
Termine lassen sich als .ics-Kalenderdatei exportieren und in Apple Kalender, Google Kalender und Outlook öffnen bzw. importieren – einzeln oder alle kommenden gesammelt. Zeitzone, Sommer-/Winterzeit und Erinnerung sind in der Datei enthalten.
Firmendaten (Absender auf allen Rechnungen)
Achtung: Der Firmenname ist an die Lizenz gebunden – wird er geändert, muss das Programm neu lizenziert werden. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Bankverbindung
Rechnungsnummern
Aufbau: Präfix-JahrMonat-laufende Nummer, z. B. RE-202607-01. Jahr und Monat (202607) werden automatisch aus dem Rechnungsmonat vorangestellt; die laufende Nummer beginnt in jedem Monat neu bei 01 und zählt von selbst weiter. Hier legen Sie nur das Präfix fest – leer lassen für Nummern ohne Präfix (z. B. 202607-01).
Angebot & Verträge – Standardpreise
Diese Werte werden bei jedem Angebot/Vertrag vorbefüllt, aber noch einmal zur Bestätigung angezeigt und können dort je Kunde angepasst werden. Preise als Text möglich (z. B. „0,-", „extern", „150"). Alle Preise inkl. USt.
Sonstige Leistungen (Einmalkosten)
Begleitende Leistungen (monatlich)
Logo für das Rechnungsformular
PNG oder JPG, bis 500 KB. Das Logo erscheint rechts oben auf dem Rechnungs-PDF und dem Ausdruck.
Firmenstempel mit Unterschrift
PNG oder JPG, bis 500 KB – am besten der Stempelabdruck mit Unterschrift auf weißem Grund oder als PNG mit transparentem Hintergrund. Wird automatisch am Ende des Angebots (unter der Grußformel) und im Vermittlungsvertrag über der Unterschriftszeile des Vermittlungsunternehmens eingefügt. Kann wie das Logo nur vom Systemadmin geändert werden.
Österreichisches Postleitzahlen-Verzeichnis
Ist das Verzeichnis hinterlegt, wird beim Eintippen einer PLZ der Ort automatisch ergänzt – bei Kunden, Antragsteller/-in, Betreuerinnen, im Meldezettel und in den Firmendaten.
Empfohlen – Online-Abruf: Der Knopf oben holt die Postleitzahlen direkt über die Open-Data-Schnittstelle der RTR-GmbH. Abgerufen werden nur gültige, adressierbare Postleitzahlen. Ein Klick genügt, kein Download nötig.
Ausweg – Datei: Ohne Internet oder bei einer Störung der Schnittstelle die Datei (CSV oder JSON) auf der RTR-Veröffentlichungsseite herunterladen und hier hochladen:
Die Postleitzahlen der Österreichischen Post AG werden von der RTR-GmbH nach § 36 Abs. 2 Postmarktgesetz als Open Data veröffentlicht und monatlich aktualisiert. Beide Wege ersetzen ein vorhandenes Verzeichnis – so bleibt es aktuell, ohne Programmänderung.
Amtlicher Meldezettel-Vordruck (Anlage A)
Laut § 4a Meldegesetz muss der Meldezettel nach Inhalt und Form der Anlage A entsprechen – deshalb befüllt das Programm den echten amtlichen Vordruck, statt ein eigenes Formular zu zeichnen.
Download: oesterreich.gv.at → Meldezettel (aktuelle Version) – dort das PDF-Formular „aktuelle Version“ speichern und hier hochladen (ausfüllbare Fassung mit Formularfeldern, bis 2 MB).
Austauschen: Ändert das Innenministerium den Vordruck, laden Sie hier einfach die neue Datei hoch – sie ersetzt die alte automatisch. Ohne Programmänderung.
Behörden-E-Mail-Adressen (Anträge & Meldungen)
Diese Adressen werden für den E-Mail-Versand der Anträge und Meldungen verwendet – bei den SMS-Anträgen und in den Checklisten (Erstanmeldung / Betreuerwechsel). Leer lassen = die vorgeschlagene Standard-Adresse wird verwendet.
Rechnungstexte
Nur anhaken, solange das Unternehmen unter der Kleinunternehmer-Umsatzgrenze liegt. Ist der Haken entfernt, weisen neu erstellte Rechnungen automatisch die Umsatzsteuer aus – dafür muss oben eine gültige UID-Nummer (Format ATU + 8 Ziffern, z. B. ATU50766700) eingetragen sein; sie erscheint dann auf jeder Rechnung. Diese Einstellung gilt zentral für alle Rechnungen und kann nur hier – also nur von Admins – geändert werden; im Rechnungseditor wird sie lediglich angezeigt.
Legen Sie hier fest, was in der Signatur stehen soll (Name, Funktion, Telefon, Web …). Ist dieses Feld ausgefüllt, wird die Signatur immer hinter dem Text jeder E-Mail eingesetzt – zusätzlich zu einer evtl. in Outlook hinterlegten Signatur. Bleibt es leer, wird „Mit freundlichen Grüßen" + Firmenname verwendet.